یکی از موضوعات مهم در بازرگانی بین الملل، بحث اسناد بازرگانی است. این اسناد از نظر حقوقی، تجاری و فنی با ارزش بوده و به شکل گسترده ای در بازرگانی بین الملل مورد استفاده قرار می گیرند. اساساً میتوان اسناد مختلفی که در بازرگانی بین الملل بین خریدار و فروشنده جابجا می شود را به دو دسته کلی تقسیم نمود. اسناد مرسوم یا متداول: استفاده از برخی اسناد در بازرگانی بین الملل بسیار معمول است. طبیعی است این اسناد که مورد استفاده و قبول بازرگانان، بانک ها، گمرکات، نهادهای بین المللی، نهادهای داوری و ... هستند از اهمیت بالایی در بازرگانی بین الملل برخوردارند.
اسناد مرسوم یا متداول در بازرگانی بین الملل عبارت اند از :
بیمه نامه
اسناد خاص : به اسنادی که علاوه بر اسناد مرسوم و بنا به دلایل خاصی توسط خریدار درخواست می شوند، اسناد خاص گفته میشود. گواهی مربوط به بهداشت، مجوزهای دارویی، کشاورزی و ... نمونه هایی از این اسناد هستند که در صورت توافق بین طرفین ، فروشنده مکلف به تهیه آن ها است.
با توجه به پرتکرار بودن استفاده از اسناد مرسوم و اهمیت بالای آنها در بازرگانی بین الملل، در ادامه به بررسی این اسناد پرداخته خواهد شد . طبیعی است اسناد خاصی در صنایع مختلف مورد استفاده هستند که امکان بررسی آنها در اینجا وجود ندارد. این اسناد عموماً فنی و تخصصی بوده و از دایره بحث ما خارج هستند.
پیش فاکتور (PI)
پیش فاکتور اولین سندی است که در معامله بین المللی توسط فروشنده صادر می شود. بعد از برقراری ارتباط به صورت مکاتبه یا مذاکره رودررو، طرفین در مورد شرایط معامله و موارد مختلف به توافق می رسند. توافقات فی مابین به شکل سند پروفرما از سوی فروشنده برای خریدار ارسال می گردد. گاهی اوقات فروشنده قبل از پروفرما پیشنهاد فروش خود را در سندی تحت عنوان مظنه صادر می نماید و بعد از چانه زنی و حصول توافق بین طرفین موارد مورد توافق در پروفرما درج می گردد؛ بنابراین پروفرما سندی است که توسط فروشنده قبل از انجام معامله صادر می گردد و حاوی کلیه توافقات اولیه بین فروشنده و خریدار است.
پروفرما اهمیت زیادی دارد و تنظیم دقیق آن به کاهش زمان انجام معامله کمک شایانی می کند. این امر بدین دلیل است که مطالب مندرج در پروفرما مبنای تکمیل چند فرم از جمله ثبت سفارش و گشایش اعتبار اسنادی است. در صورتی که نمات مدنظر به صورت دقیق، صحیح و کامل در پروفرما درج شود ممکن است در مراحل بعدی مشکلات متعددی برای بازرگانان بوجود آید. در تنظیم پروفرما باید به چند نکته توجه کرد که در ادامه مورد بررسی قرار می گیرند. مواردی که در یک پروفرما باید گنجانده شود عبارت اند از :
• تفاوت در بسته بندی به دلیل ریسک های فیزیکی حمل و نقل: در جریان مبادلات بین المللی کالاها مسیر بسیار طولانی را با وسایل حمل متعدد طی می نمایند. گاهی اقات در حمل های بین المللی جمله حمل مرکب، کالا در چند وسیله حمل مختلف همچون کامیون، قطار، کشتی و هواپیما تخلیه و بارگیری می شود. در صورتی که در معاملات داخلی فاصله فیزیکی و نوع حمل و نقل به پیچیدگی معاملات بین المللی نیست. بسته بندی صادراتی باید متناسب با ماهیت و وزن کالا، میزان فاصله و نوع حمل باشد. بسته بندی باید به نحوی انجام شود که کالا در جریان حمل و نقل آسیبی نبیند و بدن صدمه ناشی از بسته بندی ضعیف به مقصد برسد.
• تفاوت در بسته بندی به دلایل بازاریابی در کشور مقصد: نوع بسته بندی یک کالای خاص ممکن است در کشورهای مختلف با توجه به متغیرهای بازاریابی از جمله فرهنگ و سلیقه کشور مبدأ متفاوت باشد. به عنوان مثال عسل در بعضی کشورها در بسته های پلاستیکی به بازار ارائه می شود و در بعضی کشورهای دیگر در بسته های شیشه ای. همچنین می توان به معنی رنگ ها، لغات و نشانه ها، الزامات قانونی و ... برای لزوم تغییرات در بسته بندی اشاره کرد.
• بنابراین خریدار و فروشنده باید به صورت دقیق و واضح مشخص می نمایند که چه نوع بسته بندی مد نظر آن است. هر چند با ظهور پدیده کانتینر مشکلات مربوط به بسته بندی خیلی از کالاها حل شده، اما همچنان باید دقت نمود در حمل و نقل مشکلی برای کالا ایجاد نشود. گاهی اوقات طرفین از واژه هایی همچون بسته بندی مناسب، بسته بندی استاندارد، و بسته بندی صادراتی استفاده می نمایند که درست نیست. علاوه بر بسته بندی اصلی کالا، نوع پالت یا حتی کانتیر مورد استفاده نیز بهتر است به صورت دقیق مشخص شود. این موضوع در زمان بازرسی کالا از اهمیت ویژه ای برخوردار است. باید توجه داشت در صورت آسیب دیدن کالا به دلیل ضعف بسته بندی، بیمه خساراتی را پرداخت نمی کند.